Algemeen

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is nieuwe privacywetgeving die voor heel Europa gelijk is. De AVG vervangt de oude landelijke wetgeving (in Nederland de Wet bescherming persoonsgegevens) en zorgt ervoor dat de regels rondom privacy en persoonsgegevens overal in Europa gelijk zijn. Vanaf 25 mei 2018 is de AVG van kracht en handhaaft de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder, deze nieuwe privacywet.

Ook bij de organisatie van de Tromp Boat Races worden persoonsgegevens verwerkt zoals namen en telefoonnummers. Het is belangrijk dat daar zorgvuldig mee wordt omgegaan. Het is bijvoorbeeld vereist om vooraf toestemming te hebben voor de verwerking van persoonsgegevens. Met het in werking treden van de AVG zijn deze regels nog strenger geworden.

De AVG is een inspanningswet, wat betekent dat je moet kunnen aantonen dat je alles hebt gedaan wat binnen je macht ligt om aan de AVG te voldoen. Onderstaand document zet alle zaken met betrekking tot privacy van de deelnemers van de Tromp Boat Races op een rijtje en is bedoeld om de deelnemers duidelijk te informeren.

Rond de wedstrijd werken een aantal mensen met persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld de wedstrijdleiding, KNRB-officials, tijdmeting, het secretariaat en de webmaster. Dit document heeft als doel transparant te maken hoe er binnen de wedstrijd organisatie wordt omgegaan met persoonsgegevens.

Waarvoor gebruikt de Tromp Boat Races persoonsgegevens?

Wedstrijd organisatie

  • Naam, vereniging, geboortejaar, KNRB-ID
  • Gegevens rond inschrijving, loting en uitslagen

Deze gegevens worden via het KNRB inschrijvingen programma aangeleverd en zijn noodzakelijk voor de administratie van de wedstrijd. Genoemde gegevens blijven bewaard in de systemen van KNRB en PoweredByIris / HoeSnelWasIk.nl.  

  • Voor bepaalde wedstrijd nummers: gewicht

Het gewicht van sommige deelnemers is noodzakelijk om te bepalen of zij mee mogen doen in de “lichte” categorieën. De resultaten van de weging worden na de wedstrijd vernietigd.

Website: Inschrijving, Loting en Uitslagen

Op de website staan de Inschrijving en Loting van het betreffende jaar. Tevens zijn de uitslagen van de huidige en afgelopen jaren te vinden. Actuele gegevens blijven bewaard in de systemen van KNRB en PoweredByIris / HoeSnelWasIk.nl. Historische gegevens tot ca 2011 staan op servers onder beheer van de Tromp Boat Races commissie.

Deze gegevens dienen het wedstijd karakter.

Communicatie

Op vrijwillige basis kunnen deelnemers hun telefoonnummer achterlaten waardoor er tijdens de wedstrijd via WhatsApp Verzendlijsten gecommuniceerd kan worden met deze deelnemers.

Deze verzendlijsten worden binnen een week na de wedstrijd verwijderd uit het systeem. Voor de volledigheid wijzen we hierbij ook op de privacy voorwaarden van WhatsApp.

Fotobestanden op de openbare site van de Tromp Boat Races

Noodzakelijkheid van fotobestanden:

  • Het plaatsen van foto’s (zonder namen) is onderdeel van een levendige en aantrekkelijke site voor de deelnemers.
  • Foto’s met namen van de deelnemers worden alleen met toestemming van deze deelnemers geplaatst.

Deelnemers kunnen altijd hun (herkenbare) foto’s van de site laten halen via een mail naar de tbr-organisatie.

Beeldmateriaal aanwezige camera’s

Op het terrein staan ten behoeve van de TBR diverse (tijdelijke) camera’s.

De beelden van de finish-camera wordt live gestreamed naar internet (YouTube)

Noodzakelijkheid van camerabestanden:

  • om geïnteresseerden mee te laten kijken op de finish.

Tevens is er een andere finish-camera waarvan de beelden op tape worden opgenomen. Deze beelden worden 1 maand na de wedstrijd vernietigd.

Noodzakelijkheid van camerabestanden:

  • Backup systeem van de tijdmeting.

Overig beeldmateriaal

De organisatie kan niet instaan voor fotografen en/of filmers (al dan niet professioneel). Dit gebeurt niet op initiatief van de organisatie van de Tromp Boat Races en/of Tromp en valt daarmee dus niet onder dit privacy statement.

Welke rechten hebben deelnemers

  1. Inzage

U heeft het recht inzicht te vragen van de gegevens die wij van u gebruiken.

  1. Rectificatie

Kloppen uw gegevens niet? Dan kunt u ons vragen uw gegevens te wijzigen.

  1. Verwijdering

U kunt ons vragen uw gegevens (gedeeltelijk) te wissen. Als er redenen zijn waarom dit niet mogelijk is, zal dit altijd in overleg gaan.

Referenties

Tevens willen we verwijzen naar de privacy statements van:

  • KNRB:          

https://knrb.nl/wat-doen-we/regels-en-beleid/privacy-statement-van-de-knrb/

  • Hilversumse Roeivereniging Cornelis Tromp

https://www.ctromp.nl/bestanden/avg-17-04-2019.pdf

  • Whatsapp

https://www.whatsapp.com/legal/

Versiebeheer

1.0  -5/10/2019 – Review commentaar verwerkt.

1.0 – 7/9/2021 – Tekst rond inschrijving/loting/uitslagen aangescherpt.